电话管理规章制度

电话管理规章制度

一 、 电话申请原则
    1. 公司为新入职员工配备电话机一部，分配内部分机号一个；
2. 公司为每位高管开通直拨电话线一条，以保证其工作需要；
3. 公司不受理个人任何电话申请业务。

二、 电话使用要求
1. 禁止使用公司电话拨打与工作无关电话；
2.  接听电话使用礼貌规范语言：“您好，***！”；
3.  电话铃声响起3声内接听电话；
4.  前台总机接听电话，应控制在2分钟之内，以避免占线；
5.  旁边同事不在座位上要协助接听电话，具体操作为“25*”。

三 、电话号码管理
员工由于工作原因更新分机号码，由职能管理部/行政工作人员（分机5508）汇总后并提交职能管理部/人力资源，由人力资源统一刷新通讯录。

四 、电话使用知识
1. 总机和分机拨打外线，先拨“0”；
2. 确认本机分机号码，拨“160”，听到的前4位数字为本机的分机号码；
3. 总机转拨其他分机，直接拨其他分机号码；
4. 分级转拨其他分机，轻按弹簧键后，输入其他分机号码；
5. 分级拨其他分机，直接拨其他分机号码；
6. 前台分机号码为“5098”和“5099”。

五 、长途电话使用规定
1. 除工作需要外员工一律不允许使用公司电话拨打长途电话；
2. 因工作需要拨打长途电话的，须填写《***长途电话申请单》，经部门总监认可后，方可到固定的位置拨打长途电话；
3. 每月各部门发生的长途电话费用由各部门自行承担；
4. 未经部门总监认可随意拨打长途电话的，一经发现，发生的费用由拨打人全权负责；
5. 由部门使用的、开有长途功能的电话，该电话的长途拨打必须有相关的登记记录，并与每月的该电话的话费清单符合，不符合的部分费用由使用电话的部门承担；