产品使用说明书写作指导

产品使用说明书写作指导
　　(一)实施说明的“四化”。

　　一是标题化，就是采用标题撮要之法。如《紫光扫描仪用户手册》长达58页，内容较多，写作上划分成8个部分，标题分别为“前言”、“安装”、“扫描仪按键的设定”、“扫描仪软件面板的功能设定”、“TWAIN对话框”、“TWAIN对话框(详细说明)”、“常见问题与解答”、“附录”。各标题贯领的部分相对独立，主述点清楚，很方便目录查检。结构之间按渐进的逻辑关系排序，形成了整体的方阵集结，内容庞大而不散乱。此方法适用于复杂的说明书写作。

　　二是条序化，就是行文中每一段以1、2、3排序，类似于法律文书分条列款的写法。它一般与上述的标题化写法结合使用，从而做到语言组织的有条不紊，一是一、二是二。

　　三是表格化，就是用框线或封闭于框线中的经纬线构筑有别于纯文字的独立表现。它是一种辅助性质的说明手段，往往填充着许多指标参数，言之凿凿，不由人不信。

　　四是图例化，就是*图来说明问题，以图为主，并参以简洁的诠释文字。它又可分为实物照片图例、写实性绘画图例(如白描图例)以及不乏夸饰的卡通式图例。近些年在产品使用说明书中，图例化倾向最为明显，几乎成为一种时尚。它的优点在于直观性强，语言不好表现的东西，经常成为图例最能轻易做到的。这种说明方法适合应用在日常生活品的使用说明书中，它会与用户零距离贴近，做到妇孺皆知。

　　(二)做宽域位说明。

　　产品是卖给需要它的任何人的，原则上产品的使用说明书也是给需要的任何人看的。因此，这里涉及到“说明”定位的域。上述曾谈到不可高估消费者的阅读力和理解力，目的就是要放低“说明”域位的下限，同时，“说明”域位的上限也应尽可能拓高，力图让那些具有专业级水准的阅读者，也能获得想知道的关于产品使用方面的深层次信息。

　　宽域位“说明”实质上就是为所有可能的消费者建立一个完备的有关产品使用方面的资料库。这种“说明”在倾述对象上允许有所侧重，但不可以有所偏废，道理很简单，尊重每一位消费者天经地义，况且，似乎可以忽略不计的一类消费公众，有可能是最大的潜在消费群体，“说明”中怎可拒之于门外？

　　撰写宽域位“说明”，应该清楚并处理好三方面内容：消费者必须接受的内容，最好加上警示符、警示语；可以选择阅读的内容，文头作必要的提示；附录参考内容(或叫备考内容)，展示与产品使用相关联的诸如产品的规格参数、电气原理图、保修条例等。

　　(三)说明要对象化、人性化。

　　产品的销售总要划分不同的市场和对象，写产品使用说明书时一定要明确该产品销往的地区，从而采用对位的语言、方言或习惯词语。在此我们着重剖析一下美国的KODAK公司的一份产品使用说明书。该公司生产的变焦数码相机DX3900所附带的《快速入门指南》，因为产品行销的区域较广，它给阅读者提供的语言文字分别有英文、中文港台繁体、中文大陆简体、韩文4种。从下面所列的统计表中，可以明确感受到“指南”对港台和大陆消费公众的表述习惯的区分对待，它的同概念的专用词语的差异性运用，显然是极其到位的：（图略）

　　KODAK公司就像制造它的产品一样，以一种谨严务实的态度来撰写产品使用说明书。考虑到这份给广大用户阅读的文字说明充满了专业术语，因而严格区分港台和大陆的阅读对象，并分别采用不同的主流表达习惯，便成了该“指南”的一个特点。产品要看市场，为产品撰写的说明书不能不看使用者，对什么人说什么话，道理就这么简单。KODAK公司要的就是亲和力，而非隔阂。现实中越来越多的公司开始注意语言上的这种人性化的关怀，这无疑会提升其在消费者心中的美誉度和忠诚度。

　　三、高度重视设计制作

　　说到底，产品使用说明书是用来给人看的，而实际情形中，写作者往往只考虑到怎么说，很少想到这些说明性的东西要采取何种形式诉诸人的视觉。好的产品使用说明书应该和好的产品广告一样，从一开始不单有文案，还应有设计方案和策划总监，它一定是千锤百炼的集体创意的结晶；它常常起着和广告一样的功用，从某种意义上说，它是封进产品包装箱里的广告，由它最终促成消费者的消费态度转化为消费行为，并提供百分百的消费服务。所以公众喜欢看“说明”总有喜欢看的道理，明智的厂家没有理由不投其所好，把它制作得更加精美。