企业新闻发布会策划(2)

　　知名人士，对艾滋病宣传抱有热情的濮存晰可以考虑，设法与他的经纪人取得联系，并落实他的时间。
　　新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，新闻发布会计划书然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。本次发布会媒体大约分为四部分：日报型的政府媒体，晚报、都市报等大众媒体，医疗卫生专业媒体，国际性或海外媒体。
　　六、拟定活动策划案和具体操作方案。
　　活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。
　　具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
　　七、新闻通稿及相关资料准备
　　提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：
　　1、会议议程
　　2、新闻通稿
　　3、演讲发言稿
　　4、公司宣传册
　　5、有关图片、产品新闻发布会策划方案
　　6、纪念品（或纪念品领用券）
　　7、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）
　　新闻通稿包括如下：
　　1、消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。有人喻之为“短枪”。
　　2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。
　　消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。有人喻之为“长矛”。
　　3、背景材料。
　　4、图片资料。
　　以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式、新闻发布会实施方案。
　　5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。
　　6、公司宣传册。
　　7、参会重要人物、知名人士材料。
　　八、时间选择与场地落实、现场布置。
　　时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。
　　企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。

　　比如这次发布会可以选择在“国际艾滋病宣传日”，这将起到很好的效果。当然，还要结合企业本身的情况，值不值得等这一时机？来不来得及？有没有必要？整体分析后作出决策。
　　另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。
　　场地的选择上，一般综合考虑以下几点：
　　一是品位与风格、新闻发布会策划案。
　　场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。
　　酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。
　　另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。
　　酒店也有不同的风格，不同的定位，比如人民大会堂、钓鱼台国宾馆政治性较强些，凯宾斯基、希尔顿则德、美的风格强一些，有些则体育性质强些，如亚运村或奥林匹克。选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。
　　二是实用性与经济性。
　　会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？
　　住宿、酒品、食物、饮料的提供？
　　价钱是否合理？有没有空间的浪费？
　　等等，这些都要考虑。
　　三是方便性。
　　离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？
　　现场布置，含以下几项主要内容：
　　1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，新闻发布会策划方案有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。

　　2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。
　　3、席位摆放。
　　摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。
　　摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。
　　本次发布会可以这样排放位置：
　　（1）一、二排：贵宾与企业领导，地位越高者趋于中间和前面，人员多时可考虑两排，最边上的位置空出。必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务。
　　（2）三排以下若干排：记者席，电视记者尽量安排在前，通道边上，摄像机可正对主席台，也可以对下面的会场进行扫描。
　　（3）再次为经销商席位。
　　（4）公司一般人员及旁听席。
　　注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。
　　4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。
　　5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，新闻发布活动策划种类一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。
　　一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。
　　九、现场控制。
　　现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的巯忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
　　对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。(责任编辑：一枝笔写作编辑)