企业公文写作(2)

　　两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。
　　（四）信函性文种的写法
　　1、函
　　函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：
　　（1）标题
　　函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。
　　（2）受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。
　　（3）正文：
　　开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。
　　主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。
　　结语。根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。
　　落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。
　　（五）其他常用应用文的写法
　　1、介绍信
　　介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。
　　介绍信通常有两种形式：
　　普通介绍信。用公文纸书写：
　　（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。
　　（2）联系单位或个人的称呼。
　　（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。

　　（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
　　（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。
　　带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。
　　（1）存根部分简填，以便日后查考。
　　（2）本文部分要填写详细些。
　　（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。
　　（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。
　　（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。
　　2、申请书
　　申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。
　　（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。如：“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。
　　（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。
　　（3）写申请书的具体内容：
　　申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。
　　申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。
　　（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。
　　（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。
　　3、工作计划
　　工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。
　　工作计划的格式：
　　（1）计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。

　　（2）计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
　　（3）最后写订立计划的日期。
　　工作计划的内容。一般地讲，包括：
　　（1）情况分析（制定计划的根据）。制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。
　　（2）工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
　　（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。
　　4、工作总结
　　总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。

　　基本情况。
　　（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
　　（2）成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。
　　（3）经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。
　　（4）今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。
　　写好总结需要注意的问题
　　（1）总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

　　（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
　　（3）条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。
　　（4）要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。(责任编辑：一枝笔写作编辑)