费用管理政策与规范

费用管理政策与规范

一、总则
1. 在预算总额的范围内，公司对员工在被授权代表公司执行业务过程中实际发生的、合理和适当的费用予以报销。这些政策应该符合已经发布的规则和政策。预算内成本费用项目必须是为工作业务实际发生的费用，任何非工作相关的成本费用均不在报销的范畴内。
2. 各部门负责人对本部门实际发生的成本费用负责，必须将其控制在部门成本费用预算内，控制的情况将纳入部门负责人的绩效考核指标。
3. 为了符合当地税务机关和审计人员的要求，发生的所有费用都必须提供原始的税收发票..
4. 在发票的旁边必须注有说明。比如，出租车发票应该标明起点/终点，乘车目的等等，餐票应该注明就餐人员，这些人员所属的公司以及就餐的目的等等。
5. 所有的原始发票必须分类粘贴好。
6. 各种单据必须在电脑上填制，并打印后签字审批，财务部有权拒绝手工填写的单据。
7. 财务部门严格按照公司的有关规定在整体费用预算控制范围内进行审核把关，如不符合公司规定，可直接否决。

二、员工日常费用报销标准
1. 员工日常费用包括：市内交通费、差旅费、通讯费、交际应酬费。
2. 原则上只有一线销售人员，市场人员，内容、技术或运维值班人员可以报销手机话费及交通费，但不得超过部门预算。
3. 任何非业务工作相关的日常费用，例如上下班的打车费用和自驾车油费、个人因私发生的招待费用，个人因私发生的通讯费，公司部门内和部门间餐费等，均不在报销的范畴内。
4. 交通费：员工因业务外出须填写《员工外出申请单》（单据在前台），并经部门主管审批。公司前台须在每月核对员工外出记录和申请报销的交通费单据，记录不符的单据不予报销。
5. 交际应酬费及礼品费：公司严格控制交际应酬费及礼品费标准，员工在发生此类费用之前必须提前向部门负责人书面申请（《员工交际应酬费用及礼品费用申请明细表》）。超过部门预算额度的交际应酬及礼品费将不予报销。
6. 外地出差安排
6.1  差旅费包括：飞机票和火车票、途中出租车费、住宿费、工作餐费
6.2  报销上限为各部门差旅费预算总额
6.3  飞机票和火车票：原则上应乘坐火车，14小时以上火车距离可乘坐飞机经济舱；如果折扣后机票价格与火车票价格接近，则可以订折扣机票
6.4  火车票、机票由行政部门负责从选定的单位中预订；经过事先批准，出差返程火车票可由出差人员自行购买，在到达出差地当地就应着手安排落实。
6.5  报销飞机票/火车票时应附上机票/火车票原件。
6.6  酒店标准
一类地区 350元/天；二类地区250元/天；三类地区 200元/天；
员工有责任取消因为晚点而预定的酒店。公司不报销因预订酒店未入住而产生的费用；
在报销时，随同员工费用报销单应附上酒店费用的详细清单。
6.7  个人用餐

一类地区 40元/天；二类地区35元/天；三类地区30元/天；
员工必须持有效餐费发票才能报销出差工作餐费；
如果与客户共同进餐，则只在规定标准内报销交际应酬费，而不报销工作餐费
6.8  途中交际应酬费
出差中发生的交际应酬费计入日常费用中的交际应酬费总额中。
注：一类地区广州、深圳、北京、上海、杭州； 二类地区省会；三类地区地市县

三、公司各类费用报销时的审批权限
在员工费用报销时，根据《审批权限表》，逐级进行签字审批。

四、各类费用报销表格及填写规范
员工登陆“192.168.27.6”，在公司员工内网（BokeeWiki网）上，可以获得各类费用报销表格的
空白表格或者表格样本。
1.《员工日常费用报销单》
填写时请注意费用分类和限额，并注明员工所属部门及分机号，以便财务部有疑问时及时与您联系。
2. 《员工交际应酬费用及礼品费用报销单》和《员工交际应酬费用及礼品费用申请明细表》
2.1 对于员工发生的交际应酬费用和礼品费用需单独填写报销单并附上明细表。
2.2 对于实际应酬费用和礼品费用限额和标准，公司有严格规定。
3. 《员工借款申请单》
3.1 填写时请详细注明借款用途，如有项目名称请注明。公司严格控制现金借款，请尽量使用银行卡。
3.2  所有员工借款必须在借款之日起的30天内还清 (或申请报销），逾期未还清或未申报的，将从员工工资中扣除未还清借款。
4.《员工出差申请表》
员工出差申请表应在出差之前呈交，在签字审批后复印三份：
一份给财务部记账凭据。
一份给行政部用于机票/火车票、酒店的预订和考勤记录。
一份供个人留存附在员工费用报销单后。
5.《员工出差费用报销单》
在每次出差之后的5个工作日内，员工须填写员工出差费用报销单并按公司费用审批权限表进行审批后将其交给财务部门。
6.《付款申请单及费用报销单（非员工日常费用）》
6.1  填写《付款申请单及费用报销单（非员工日常费用）》时，请附上原始税务发票；如有立项报告的，请附上作为支持性文件。
6.2  对于付款方式，请尽量选择使用支票和电汇方式，避免使用现金方式。
6.3  针对不同付款的类型和金额，公司有明确的规定，请遵守公司费用审批权限表中的相应规定。
7.《授权表》
当员工遇出差，休年假以及其他情况时，请按公司规定填写授权表，以便公司业务的正常开展。
八、日常费用每月报销时间
1. 各部门每月按下列日期到财务部申请日常费用的报销：
每月20日：内容部（内容运营；论坛运营；SN运营）、SN产品部、BSP产品部、增值业务部；
每月21日：市场部、技术支持部、开发部、运营支持部；
每月22日：销售部、职能管理部、财务部。
2. 报销的范围为上月报销日至本月报销日期间发生的日常费用。每月报销日至当月月底（30日或31日）发生的费用，在下个报销日予以报销。如遇节假日，每月报销时间向后顺延。
3  .对逾期20日未申请报销者，财务部有权拒绝报销。

五、审核责任及授权(责任编辑：一枝笔写作)