办公自动化对高校行政管理的影响

　　
　　办公自动化对高校行政管理的影响
　　[内容提要]分析了目前我国高校行政管理模式和管理现状，阐述了办公自动化建设对高校行政管理的影响，指出了高校办公自动化建设的必要性。
　　[关键词]办公自动化；高校行政管理；影响
　　一、办公自动化的含义办公自动化（简称为OA-OfficeAutomation）兴起于二十世纪70年代，在80年代至90年代得到了飞速发展。办公自动化就是计算机、通讯技术、系统科学及行为科学应用在传统的数据处理技术难以处理的数据庞大，包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。其目的是利用现有的技术，寻求各种信息产生、储存和检索的途径，从而有效地利用各种信息资源，提高工作效率，辅助决策，以取得更好的效果，达到既定的目标。
　　二、高校行政管理现状分析
　　1．高校行政管理的涵义高等学校的行政管理，是指依靠一定的机构和制度，通过计划、组织、领导和控制高校运行过程中地各个环节，协调处理好各要素之间地关系，优化配置学校各种资源，从而实现学校教育工作的目标，有效的完成学校的(本文转载自 www.yzbxz.com 一枝笔写作网)工作任务，实现学校管理预定目标的一种组织活动。
　　高校行政管理是相对于高校教育、科研活动而言的辅助性的、但却必不可少的一项活动。其主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关，其成员是各级各类机构的管理者和执行者。高校行政管理的主要工作是对学校的资源进行合理有效的配置，并维护学校系统的正常运行，从而保证学校的各项工作有序顺利的展开。高校行政管理工作是直接服务于教学、科研活动的，他在整个学校的运行中起着组织和决策的作用。
　　2．高校行政管理的现状目前我国高校行政管理模式为“校－系”两级管理模式或“校－院－系”三级管理模式。这种模式套用了政府机关现行的行政级别，构建了一个隶属关系明确，一级管一级的金字塔型的组织结构。这种模式的主要表现形式为校长领导院（处）长，院（处）长领导系主任，系主任领导教研室主任，教研室主任指挥教师。
　　随着我国高等教育事业的发展，我国高校的行政管理也经过了一系列的改革和发展，高校行政管理理念得到了不断的更新和发展，其职能进一步加强，行政管理的效率也有了一定程度的提高。随着知识经济时代的到来，高校的传统管理模式已经不能够很好地适应时代发展的要求和现代教育发展的需要，行政管理中的问题也日益显现出来：
　　（1）机构设置问题。我国高校的内部管理模式采用的是传统的金字塔型结构。在这种结构模式下，一方面学校的权力集中在校级层面，院系一级的权力很小，事事都需要向上级汇报请示，影响了高校行政管理的效率；另一方面，由于管理的层级过多、管理幅度较小、机构设置过多，职位的过多，造成了高校机构臃肿，管理不明确，部门之间相互扯皮，影响了高校行政管理的效率。
　　（2）制度建设问题。长期以来，由于对高校管理工作的不够重视，造成了高校行政管理制度不健全，缺少规范性，使得各部门职责不清，部门与部门之间扯皮现象严重，导致了高校行政管理效率低下。

　　（3）思想观念问题。长期以来，高校的行政管理模式都是沿用的政府机关的行政管理模式，在一定程度上造成了高校管理人员的“官本位”意识。行政人员的服务意识较差，往往不能从基层人员和教职员工的角度去考虑问题，明明一次能办完的事情，常常要跑两三次才给办，严重影响了高校行政管理的效率。
　　（4）人员素质问题。由于高校行政管理人员的自身文化水平、职业道德、业务水平的不同，在一定程度上影响了高校行政管理的效率。
　　（5）管理方法与手段的问题。目前，我国高校的管理方法、手段相对落后，管理的层次性和类别性区别也不够。我国许多高校仍采用传统的纸制化办公模式，使得信息的收集，传递费时费力，高校行政管理的效率低下。在当今的信息化时代里，如果仍采用这种传统的模式将很难提高高校的行政管理效率，因此必须使用先进的科学技术手段来提高高校的行政管理效率。
　　三、高校行者管理办公自动化建设对高校行政管理的影响随着办公自动化建设的在高校中的不断发展和完善，其对高校行政管理工作的影响越来越显著，更进一步影响到高校行政管理模式。
　　1．促进高校组织结构的扁平化传统的高校行政组织结构是垂直型的，它是按照科层制的组织形态建立起来，主要表现为行政机构庞大，中间层次多，信息传递速度慢。它是一种权利、资源与信息的垂直分化格局，呈现为金字塔型结构。
　　随着信息技术以及校园网络的建设，信息的传递方式不在是单一的、垂直的、层次分级的，而是全方位、多层次的网络互连的模式。这在一定程度上打破传统行政部门之间条块分割的、等级森严的格局，使得高校行政组织结构由传统的垂直模式向扁平化、网络化转变。传统的组织结构和信息传递方式是垂直的、受到层级限制的，这使得高校的权力往往集中在校级行政机构，而扁平化的高校行政组织则是一以基层作为信息和管理权力的基点，使得各级组织成员掌握信息的机会和权力大大增加，不再受到层级限制，从而淡化了层级区别。随着高校行政组织结构的扁平化，传统的金字塔型管理转变为分散的网络化管理进一步削弱了高校行政管理的控制功能，促使权力的进一步下放、简化了中间管理环节，从而提高了高校行政管理的效率。
　　2．提高领导决策的准确性、有效性信息是行政决策的基础，传统的信息收集、传递、处理、储存大都是依靠人工来完成的，这种模式下的信息收集面较小，传递速度慢，在一定程度上影响了决策的准确性和及时性。随着信息技术的发展，高校行政管理办公自动化的建设，校园网络的建立，实现了高校各系科专业和行政机构的网络化，建立健全了各个职能部门的数据库，进而建立了全校性的数据库。高校领导者在进行决策时通过数据库及时、准却的获取反映学校各项工作当前状态的信息，从而提高决策的准确性和有效性。
　　3．促进高校行政管理工作的规范化在传统管理模式下的高校行政管理工作主要是有人来进行操作的，其权力的运行过程中的人为特征尤为突出，随意性很大，缺乏规范性。随着高校行政管理办公自动化的建设，办公自动化系统的建立，高校行政管理的运行过程被设定成一种信息流动的过程，它借助数字信息平台进行信息处理，实现高校管理决策和管理过程的科学化。此外，由于管理的决策、执行、监督等活动都被信息技术平台固定下来，极大的抑制了管理工作的随意性，从而促进了高校行政管理工作规范化。(责任编辑：一枝笔写作事务所)