常用公文写作技巧(2)

　　通知的适用范围广泛使用频率高灵活及时不受单位级别限制,无论机关、学校、企业、部队、群众团体都可以使用。同时,它行文简便、写法灵活、种类多样,写作方式可以不拘一格,长篇、短篇、大事、小事都可以根据需要制发通知。
　　四、总结的写作要求
　　总结是对前一阶段社会实践活动进行全面回顾、检查、分析、评判,从理论认识的高度概括经验教训,并从中归纳出某些规律性的东西,以明确努力方向,促进和指导今后工作的一种公文。
　　(一)分类和作用
　　1、总结的分类。依据不同的划分标准,总结可以分为若干类。
　　(1)按内容可分为综合性总结(全面总结)和专题性总结(经验总结)。
　　(2)按性质可分为工作总结、教学总结、学习总结等。
　　(3)按时间可分为月份总结、季度总结、年度总结等。
　　2、总结的作用。总结是工作中常用的一种公文,其作用具体

　　如下:
　　1、总结是推动工作前进的重要环节。任何一项工作,不论是个人或群体去进行,都需要多次反复操作、辛勤劳动才能完成。每一次具体实践,都有成绩与失误、经验与教训。及时总结,就会及时取得经验教训,提高认识和工作技能。不断总结,那么人们对客观事物的认识也就越来越深刻,知识越来越广,智慧越来越高,所进行的事业通过总结才会不断发展、前进。
　　2、总结是寻找工作规律的重要手段。任何一种事物,都存在着内在联系、外部制约,都有它自身的发展、运动规律。遵循这些规律办事就能顺利达到预期的目的,否则就会受到违背规律的惩罚而招致失败。而要找寻、发现客观规律,就需要总结。
　　3、总结是培养、提高工作能力的重要途径。一个人的工作能力是指这个人能否承担某项工作气执行某项任务的能力。具体表现有两个方面:一是专业知识水平,二是解决、处理实际工作中所遇问题的能力。在实践中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。运用所学到的知识,处理实际工作中的问题,并不断总结经验的过程,就是工作能力不断提高的过程。因此,总结是提高工作能力的重要手段。
　　4、总结是团结群众,争取领导支持的好渠道。一项工作任务完成之后,必须进行总结。总结能全面深入地回顾、检查,对成绩与不足、成功与失败、经验与教训,实事求是地做出正确评价,使大家认识统一。这样的总结群众心服口服,把群众最大限度地团结起来。同时,通过总结把成绩、经验、问题和今后的努力方向等向领导汇报,能引起领导重视,争取领导的更大的支持和指导。
　　(二)格式与内容
　　总结包括标题、导语、正文和落款四部分。
　　1、标题。标题写法有两种:一种是类似公文式的标题,由“机关名称+时间+事由+文种”构成,例如(xx市妇联2007年度巾帽英雄创建工作总结);或由“时间十事由+文种”构成,例如(2007年度春蕾行动计划情况工作总结);由“事由十文种”构成等。另一种是新闻式标题,这种标题侧重在经验总结上,由引题、正题和副题构成,它要求切实有力地反映出总结的内容和特点。
　　2、导语。导语是总结的开头部分。一般是概述基本情况,包括交代总结所涉及的时间、地点、机关和背景;概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。导语要求紧扣中心,简洁精练,有吸引力。
　　3、正文。正文是总结的主要内容,这一部分一般要写明以下几个问题:
　　(1)工作情况。即进行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步骤,有哪些效果,取得了什么成绩。
　　(2)经验和体会。即工作中哪些做法是成功的,取得成绩的主客观因素是什么。这部分是总结的重点,在全文中占主导地位,写时要注意主次和详略,注意把感性认识上升到理性认识的高度。
　　(3)问题和教训。即工作中遇到哪些问题,给工作带来哪些损失和影响。这部分着重分析问题、教训的存在以及产生的主客观原因。如果是着重反映问题的总结,则应把问题和教训当作重点来写。
　　(4)今后的打算和努力方向。即针对工作中存在的问题,提出切实有效的改进措施,提出一些新的奋斗目标,以表示决心,展望前景,鼓舞斗志。
　　4、落款。总结的落款包括署名和日期。机关总结的署名,一般不放在落款处,而写在标题中或标题下。有的总结随文发送,所以总结上不署名。个人总结署名,一般写于正文后的右下方。
　　(三)写作要求
　　1、提高认识,端正态度。要认识总结的重要性,要坚持以党的路线、方针、政策为指导,认真做好总结工作。
　　2、找出规律,揭示本质。总结的目的,是面向未来,避免今后工作的盲目性。为此就必须总结出规律性的东西,这样的总结才具有指导今后工作的实际意义。
　　3、主次分明,重点突出。进行总结时,对主要工作或有体会的工作要有所侧重,不能平铺直叙、面面俱到、不分主次、罗列现象、堆砌材料、玩文字游戏。
　　4、有理有据,实事求是。总结要求内容真实。事实准,不走样;数字准,不笼统;论断准,无漏洞;文风正,不浮夸。不能凭想当
　　然进行总结;不能以偏概全,夸大其辞;不能先入为主,主观臆断;不能张冠李戴,拼凑编造;也不能随意拔高,借题发挥。
　　5、写出特色,写出新意。要总结新经验,突出特色。不能搞通用化、老一套、观点材料缺少新意的总结。
　　6、条理分明,结构严谨。综合性总结,内容多,篇幅长。因此,安排结构一定要严谨,层次一定要分明,通篇一定要连贯。另外还要注意语言准确,修辞方法运用恰当。
　　五、通报
　　适用范围：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。按照内容上来看自然分成三种，表彰通报——目的在于推出先进典型，通过榜样的力量激发人们的工作热情和积极性；批评通报——旨在揭露问题，批评错误，以敬效尤；情况通报——传达精神，沟通信息。
　　写作要求：
　　通报的的标题通常按照公文的规范化的标题制作，写清发文机关、通报事由和文种名称。表彰通报和批评的事实都分成三个层次写：
　　第一层次是事实通报，将被表彰或批评的事实概括陈述清楚；
　　第二层次是具体表彰或批评的决定；
　　第三层次是对受文者发出号召或提出要求。如果通报内容涉及新时期出现的新问题，通过在陈述事实之后还进行事出原因、影响力或危害性的简要分析。情况通报的正文则一般由情况与要求两部分组成。(责任编辑：一枝笔写作编辑)