企业常用公文写作(2)

　　如：《关于严格控制公车私用实行节假日公车封存的通知》
　　《关于认真做好2007年度计划生育奖金发放工作的通知》
　　3、会议通知
　　也是事项性通知，但内容更为单纯，只用于上级机关对下级机关发布会议指示。
　　4、任免通知
　　同样属于事项性通知，但更为专业化，只用于上级机关对下级机关发布人事任免事项。
　　通知的写作形式多样、方法灵活，格式比较简单。但一定要写明四个内容：事项的由来（为什么通知你）、事项的具体内容（通知你做什么）、具体要求（通知你怎么做）、事项时效（什么时间做完）。概括说，写清楚“四个什么”。如：
　　关于转发《全国交通运输工作会议纪要》的通知
　　各省、自治区、直辖市人民政府、：
　　现将《全国交通运输工作会议纪要》转发给你们，请参照执行。交通运输事业是国民经济的重要组成部分，对于全面建设小康社会、提高国家的现代化水平具有重要的作用。各级人民政府要按照《纪要》提出的要求，把交通基础设施的建设纳入今后五年的重点工作，认真加强领导，在规划与财力上给予支持，切实把发展交通运输事业的工作做好，并将具体措施于八月底以前上报国务院办公厅。
　　国务院办公厅（章）
　　二00三年五月二十日
　　通知不能滥发。尤其是同级机关及不相隶属的单位之间，不能发通知，只能使用函。
　　五、会议纪要的写作
　　会议纪要，适用于记载、传达会议情况和会议的议定事项。多用于研讨性、协调性、联席性的会议，既不能由主持人说了算，又不能简单地付诸表决，只能通过深入调研、充分协商，相互协调，取得与会各方的一致赞同和承诺，而后议定共同条款，并要求与会单位共同遵守、共同执行。
　　1、会议纪要的分类
　　主要有三类：
　　（1）决议性会议纪要：也称指示性会议纪要，用于公布会议所议定的宏观事项，对相关部门具有一定的指示性和指导性。
　　如：国务院《一九九零年经济特区工作会议纪要》。
　　（2）部署性会议纪要：也称通知性会议纪要，用于部署会议所议定的微观事项或称具体工作项目，通知相关方面按照纪要内容实施。
　　如：珠海市人民政府《2001年第25次常务会议纪要》。
　　（3）情况性会议纪要：记载会议情况，传达会议精神，留作备忘资料。用于决策时机不够成熟、与会各方意见不尽一致，但又必须将会议内容形成大家一致认可的书面备忘资料。
　　如：《关于前山某工业用地未来功能的协商纪要》
　　会议纪要与其它法定公文明显不同：没有明确的主送机关，没有明确的行文方向，既不是上行文，也不是下行文，也不用印章，而是一种纯粹的记载。
　　2、会议纪要的正文内容
　　通常包括四个方面：
　　（1）会议的基本情况：会议名称、会议宗旨、会议时间和地点、与会人员、必需的背景资料。
　　（2）会议的主要议题：会议中正式讨论的问题，包括事先确定和会议中临时插入的议题。
　　（3）与会者意见：主要记载一致意见，同时附记不一致甚至反对的意见。

　　（4）会议议定的事项：包括决定、建议、要求具体实施的工作项目等。
　　3、会议纪要的行文格式
　　通常由导言、主体、结尾三部分组成。
　　（1）导言：程序性纪录。主要介绍会议概况，包括召集会议的单位、与会单位、会议目的、开会时间与地点、会期、主持人及参加人员姓名、会议议程及讨论情况、主要结果或收获等。
　　（2）主体：实质性记录。具体记载会议议定的事项，根据会议议程，分类进行整理，归纳出几个问题，载明会议对每个问题所产生的意见，形成各方认可的会议精神或议定事项。其中，议定事项要分条写，每条只写一个问题，内容包括：何事、如何解决、由谁负责、承诺了什么、何时完成、经费来源、质量标准等。要一一写清，不能含糊，以免日后扯皮。
　　（3）结尾：有两种写法：一是专设一段，提出希望、要求或号召，以强化会议精神；二是不专设结尾段落，最后一个问题就是全文的结尾。
　　六、通报
　　通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：
　　（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；
　　（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；
　　（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；
　　（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。
　　通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。
　　通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。
　　七、公告和通告
　　公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。
　　通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。
　　两者的不同点主要有三条：
　　一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；
　　二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；
　　三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；
　　四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。
　　两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。

　　八、介绍信
　　介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。
　　介绍信通常有两种形式：
　　普通介绍信。用公文纸书写：
　　（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。(责任编辑：一枝笔写作编辑)