常用公文的写作要点(2)

2.主送机关（不言自明的情况下也可略去）。
3.正文。
4.发文机关与成文日期。
（三）通报的撰写要求
1.通报的内容必须具有典型性，即应选新颖的具有代表性的典型事例，选择与推动当前中心工作密切相关的重要事项或重大情况，使广大干部从中受到教育与启示或引起广泛的重视，进而对工作起到引导与促进的作用。
2.通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实，不得有半点虚假和错漏。
3.撰写通报，应使用说明与叙述的表达方式，通过平实而具体的叙事与入情入理的分析，使读者心悦诚服，从而使通报达到倡导和鉴戒的作用。
五、批复
（一）批复的特点
批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：（1）具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行。（2）具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。
（二）批复的结构
1.标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度，如《民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复》。
2.主送机关。一般只为报送请示的机关。
3.正文。
4.发文机关与成文日期。
（三）批复的撰写要求
1.在批复前必须进行充分的调查研究工作。
2.批复的意见应明确、具体、可行。
3.态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代，文字表达应准确、简要，语气肯定，不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞，就是对目前暂时无法回答具体意见的问题也应说明有关情况，否则将可能形成没有必要的新的一轮往复行文。
六、通告
（一）通告的特点
通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位与广大人民群众遵守或周知的事项。主要特点为：
1.具有知照性与约束力。通告具有知照性，用于公布需要人们周知的事项，同时具有约束力，通告的内容所及的机关、个人都须遵守，具有强制执行的效用。2.具有专业性，一般由专业主管部门在一定的业务范围内公布。
（二）通告的结构
1.标题。写明发文机关名称、事由、文种。有时可以省略事由或只标文种。
2.正文。由通告的依据、目的、通告事项与结尾组成。结语用来说明执行的要求和有关事项，也可用“特此通知”结束全文。
3.发文机关及成文日期。
（三）通告的撰写要求
1.通告的内容应明确具体。即将通告的目的、依据与需要遵守知晓的事项原原本本具体地交代清楚，使读者一目了然，不生歧义。
2.一般用分条列项的形式表达，用语要求简明易懂，有些专业性通告虽可使用一定的专业术语，但也应尽量做到方便阅读与理解。
3.通告属正式公文，应注意维护其严肃性，有些可用“启事”等应用文公布周知的事项，如迁移、挂失、招生、更改电话号码等，应避免使用通告。
常用公文的写作要点之三——请示、报告的撰写
一、请示
（一）请示的特点
请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。其主要特点是：（1）使用范围广泛，各机关对自己无权或无法决定与处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准。（2）请示具有强制回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。
（二）请示的结构
1.标题。写明发文机关名称、事由与文种。
2.主送机关。
3.正文。请示的正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，并提出倾向性意见及其理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用“当否，请批示”“当否，请批复”“请审核批复”“妥否，请鉴核批示”等惯用的结尾词语表达。
4.发文机关与成文日期。
（三）撰写要求
1.请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且必须满足一定条件才能行文。
2.要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。
3.提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么都必须明明白白，以便于对方有问必答。
4.未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。
5.陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能用教训人、强加于人的语气来陈述。
6.应讲究有关内容的表达次序，以增强表达效果。如果在书写请求上级批准的请示时，作者提出的解决问题的方案很可能是两个或多个，这时就应将倾向性的意见放在最前边。
7.在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。
二、报告
（一）报告的特点
报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息。总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的主要特点是：1.受报告制度的影响，为各机关普遍使用。2.一般可制发于事后，也可制发于事前或事中。3.不具备强制复文的性质。
（二）报告的结构
1.标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。
2.主送机关。
3.正文。
4.发文机关与成文日期。
（三）工作报告
工作报告用于日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；
建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法，措施，期限，考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语有建议的报告提出转发建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正（示）。”其他报告则以“特此报告”等结语强调行文目的。
（四）总结报告
总结报告用于在某些工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。
总结报告的正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。(责任编辑：一枝笔写作)