常用公文的写作要点(3)

（五）调查报告
调查报告是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相与规律的报告，是向领导机关反馈信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类地叙述有关情况的问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见（对策、方法、措施、步骤等）；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。
上述二、三项内容，可以一个个方面或一个个具体问题依次展开，也可以以一个方面的情况或一个问题为单元，每个单元依次先谈情况，再分析，得出结论，提出建议。根据经验，后一种方式在涉及复杂问题或综合性的调查报告中有一定应用价值。
 常用公文的写作要点之四——函、会议纪要的撰写
一、函
（一）函的特点
行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准；党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的主要特点是：（1）灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简轻重差别的严格限制。
（2）内容较单纯，一般为一函一事。（3）具有公文的法定效用，可郑重表示法定作者的意志与权威，对受文者的行为有强制性影响。
（二）函的结构
1.标题。要求写明发文机关、事由与文种（函或复函），有时也可省略发文机关。
2.主送机关。
3.正文。
4.发文机关和成文日期。
（三）正文结构
依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又有发函、复函之别。
发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景的材料；提出希望或要求，如“请复文”、“请予批准”、“望予合作”等。有时以“此致”、“特此函告”等结语作结。
复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望、要求或致谢。有时以“特此函复”等结语作结。
（四）函的撰写要求
1.行文郑重，体现平等、坦诚精神，相互尊重，不强加于人，同时又不过于委婉。忌讲空泛的大道理，忌寒暄客套。如受文者不是个人，一般毋用“敬礼”等词。
2.表达应概括、简约、明了。
3.正确使用专用词和惯用语。敬辞、感盼等词语在函中的应用频率较高，如“为盼”、“为感”、“谨致谢忱”、“盼复”、“候复”、“请示复”等，使用时应正确加以选择，有分寸地正确而贴切地表达意图。
二、会议纪要
（一）会议纪要的特点
会议纪要是会议文件的一种。用于记载和传达贯彻会议主要精神与议定事项。其主要特点是：（1）会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后。（2）所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位（人员）的共同意志与决定的权威性。因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行。（3）具体每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的和要求。因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。

（二）会议纪要的结构
1.标题。需写明会议名称与文种（纪要），如《全国统战工作会议纪要》。
2.成文日期。一般用圆括号标注在标题正下方。
3.正文。
4.署名。必要时由与会各方或其代表签署机关名称、职务、姓名等。
（三）正文结构
依据具体用途和内容性质上的差别，会议纪要有两大类：一类是带议定事项的议决性会议纪要；另一类是没有议定事项，仅用于反映会议情况的消息性会议纪要。
议决性会议纪要的正文主要包括：导语，概述会议基本情况；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担的责任、义务和享受的权利、利益，或就某个问题形成的一致认识等；提出号召、要求，或议定事项的措施要求等。
消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或一个新问题，有时则向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结。

（四）会议纪要的撰写要求
1.公文中的主体部分（议决事项或有关方面的认识和意见）大都要采用分条列项的形式。议定事项一般以一个事项或具体问题为一条或一项。反映有关各方认识和意见的内容，即可以逐一介绍围绕同一问题形成的各种具体意见，也可以按发言次序，以发言人为单位逐个将各个方面的主要意见集中予以反映。
2.要记实。即实事求是地反映情况，特别要注意，只要不是与会各方共同正式确认的就一定不要写成议定事项。
3.要纪“要”。纪要不同于记录，它必须有条理，有取舍，抓住要害和实质，不能有闻必录。不同性质会议的要点有所不同，应集中对这些要点深入而具体地予以阐述、说明，以便于布置和检查工作，使公文真正得以正确理解和执行。各种意见和观点应进行必要的概括，使其主次分明、简明醒目。
4.有些会议纪要既有议定事项又需要反映有关各方在一些问题上的不同意见，这时应注意严格区分议定与非议定事项，并相应作出有利于读者的明确处理，以各种唤起读者警觉的方式提示其注意两者的区别。

(责任编辑：一枝笔写作)